Steuern sparen 2025: Jahresend-Checkliste für Ärzte, Krankenhäuser & Pflegedienste

Das Wichtigste in Kürze

• Zeitfenster: Nur noch wenige Wochen bis zum Jahresende 2025
• Sparpotenzial: Durchschnittlich 16.000 € pro Praxis
• Handlungsfelder: 6 konkrete Maßnahmen mit Sofortwirkung
• Zielgruppe: Ärzte, Zahnärzte, MVZ, Krankenhäuser, Pflegedienste

Warum der Jahresendspurt über Ihre Steuerlast 2025 entscheidet

Wissen Sie, welche Hebel Sie bis zum Jahresende 2025 noch in Bewegung setzen können, um Ihre Steuerlast zu optimieren? Welche Pflichten und Fristen fallen jetzt an, die Sie als Arzt, Zahnarzt, MVZ, Krankenhaus oder Pflegedienst unbedingt beachten müssen? Die letzten Wochen des Jahres sind die entscheidende Phase für Ihre Steueroptimierung. Was Sie jetzt versäumen, lässt sich im Januar 2026 nicht mehr nachholen.

Die Realität in Zahlen:

Eine durchschnittliche Arztpraxis mit 219.000 € Jahresgewinn (Quelle: Deutsches Ärzteblatt 2025) zahlt ca. 83.000 € Steuern bei einem angenommenen Steuersatz von 38%.Durch gezielte Jahresendmaßnahmen lassen sich hier bis zu 20% einsparen.

   → Das entspricht über 16.000 € mehr Liquidität.

Als spezialisierte Steuerberater für Heilberufe haben wir diese Checkliste entwickelt, damit Sie den Fokus auf Ihre Patienten behalten können – während Ihre Finanzen optimal aufgestellt werden.

Die 6 wichtigsten Handlungsfelder für Ihren steueroptimalen Jahresabschluss

1. Liquidität und Investitionen strategisch steuern

Die gezielte Verschiebung von Aufwendungen ins laufende Jahr ist der wirksamste Hebel der Jahresendplanung.

I. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort abschreiben

Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) nicht mehr als 800 Euro betragen und die selbständig nutzbar sind, können sofort in voller Höhe abgeschrieben werden (GWG - Geringwertige Geschäftsgüter).

Kaufen Sie notwendige Praxis- oder Büroausstattung (z.B. Laptops, kleinere Medizingeräte, Möbel) noch bis zum 31. Dezember.

Praxisbeispiel → Sie kaufen im Dezember 2025:

• 3 Laptops à 750 € = 2.250 €
• 2 Bürostühle à 650 € = 1.300 €
• 1 Drucker à 450 € = 450 €

Gesamtaufwand: 4.000 €
Steuerersparnis (bei 40% Grenzsteuersatz): 1.600 €

Tipp: Achten Sie darauf, Ausgaben zu generieren, um den Gewinn zu mindern. Dazu gehören auch vorzeitige Zahlungen von Honoraren, Mieten oder Versicherungen.

Sonderregelung Hard- und Software:

Seit 2021 gilt eine 1-Jahr-Abschreibung für Computer und Peripheriegeräte sowie für
Software (auch über 800 €).

Ihr Vorteil: Ein Praxis-Server für 5.000 € kann im Jahr 2025 vollständig abgeschrieben werden.

II. Investitionsabzugsbetrag (IAB) intelligent nutzen

Der IAB ist ein mächtiges Instrument zur Gewinnminderung, selbst wenn die Investition noch nicht getätigt wurde. Sie können bereits im Jahr 2025 einen IAB in Höhe von 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger Investitionen bilden.

Rechenbeispiel:
Sie planen 2026 die Anschaffung eines Ultraschallgeräts für 40.000 €.

• IAB 2025: 20.000 € (50% von 40.000 €)
• Gewinnminderung 2025: 20.000 €
• Steuerersparnis 2025: 8.000 € (bei 40% Steuersatz)

Voraussetzung: Die Investition muss innerhalb der nächsten drei Jahre erfolgen. Der Gewinn Ihres Unternehmens darf im Vorjahr 200.000 Euro nicht überschreiten. Der Gegenstand wird mindestens zu 90% betrieblich genutzt.

Konsequenz bei Fristversäumnis: Rückwirkende Gewinnerhöhung + Steuernachzahlung + Zinsen!

Weitere Informationen zum IAB finden Sie in unserem Blog Beitrag: “Wirtschaftlich stark trotz Pflegenotstand”.

2. Personal strategisch belohnen und Sozialabgaben optimieren

Als Arbeitgeber in einem Heilberuf können Sie Ihre Mitarbeiter steuerbegünstigt belohnen und gleichzeitig Abgaben sparen.

I. Weihnachtsgeschenke und Betriebsveranstaltungen

Bei Betriebsveranstaltungen wie einer Weihnachtsfeier sind bis zu einem Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei (für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr).

Tipp: Kalkulieren Sie die Teilnehmerzahl vorsichtig. Auch sogenannte No-Show-Kosten sind in die Bewertung einzubeziehen. Bei 18 Zusagen und nur 15 Teilnehmern würden 1.650 € / 15 = 110 € gelten – Freibetrag ausgeschöpft! Bei Überschreitung des Freibetrags kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal mit 25 Prozent versteuern, um die Sozialversicherungsfreiheit zu erhalten. 

Sachgeschenke: 

Geschenke an Mitarbeiter sind bis zu einer Freigrenze von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) pro Anlass steuerfrei. Dies gilt z.B. für ein Weihnachtsgeschenk. Bei Überschreitung der Freigrenze (auch nur bei 1 Cent) wird der gesamte Betrag steuerpflichtig!

II. Sonderzahlungen

Nutzen Sie die Möglichkeit von steuerfreien Sonderzahlungen an Mitarbeiter, um die Mitarbeiterbindung zu stärken und gleichzeitig Lohnnebenkosten zu sparen.
 

3. Forderungsmanagement und Rückstellungen optimieren

Ein aktives Management von Forderungen und Verbindlichkeiten kann den Gewinn direkt beeinflussen.

Forderungsausfälle prüfen und korrigieren
Viele Unternehmen im Gesundheitswesen lagern ihr Forderungsmanagement ganz oder teilweise an Factoring-Gesellschaften aus. Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder Factor das vollständige Ausfallrisiko übernimmt (echtes vs. unechtes Factoring).

Liegt das Forderungsmanagement jedoch intern, sollten Sie Folgendes beachten:

Überprüfen Sie alle offenen Patientenrechnungen. Bei tatsächlicher Uneinbringlichkeit (z.B. nach Insolvenz des Patienten oder erfolglosem Mahnverfahren) können Sie diese im laufenden Jahr gewinnmindernd ausbuchen. Eine bloße "schlechte Zahlungsfähigkeit" reicht hierfür nicht aus.

Die regelmäßige Verjährungsfrist für Forderungen beträgt drei Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis erlangt hat. Das bedeutet: Forderungen aus dem Jahr 2022 verjähren grundsätzlich zum 31. Dezember 2025, sofern keine verjährungshemmenden Maßnahmen (wie ein gerichtliches Mahnverfahren) ergriffen wurden. Beachten Sie, dass es je nach Art der Leistung und Kostenträger auch Sonderfristen geben kann.

Wichtiger Hinweis: Bei Unsicherheiten sollten Sie stets fachlichen Rat (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt) einholen.

Für Bilanzierer: Rückstellungen bilden
Bilden Sie Rückstellungen für Aufwendungen, die wirtschaftlich in 2025 verursacht, aber erst in 2026 zu einer Zahlung führen. Dazu gehören z.B. ausstehende Urlaubsansprüche, Überstunden, oder größere, noch nicht abgerechnete Reparaturen.

4. Die 10-Tage-Regel und das Zuflussprinzip meistern

Freiberufler und kleine Unternehmen, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln, können den Gewinn durch das Zu- und Abflussprinzip steuern. Zahlen Sie Betriebsausgaben (z.B. Mieten, Versicherungen, Honorare) noch im Dezember 2025, um den Gewinn zu mindern. 

Verschieben Sie den Zufluss von Einnahmen (z.B. durch spätere Rechnungsstellung oder Vereinbarung längerer Zahlungsziele) in den Januar 2026, um die Steuerlast zu verlagern.

Achtung 10-Tage-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar zu- oder abfließen, werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Wird die Miete für Dezember also erst am 10. Januar abgebucht, wird sie wirtschaftlich trotzdem noch dem Jahr 2025 zugerechnet.

5. Digitalisierung als Effizienz-Turbo

Vorteile digitaler Buchhaltung
Die digitale Steuerberatung ist der Schlüssel zu einem effizienten Jahresabschluss. Die Umstellung auf digitale Belegführung und Buchhaltung (GoBD-konform) spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht Ihrem Steuerberater für Heilberufe eine schnellere und präzisere Beratung. Dies vereinfacht die Betriebsprüfung und beschleunigt den Jahresabschluss 2025.

Checkliste: GoBD-konforme Digitalisierung

• Belege mit App scannen (z.B. DATEV, Lexoffice)
• Automatische Bankanbindung einrichten
• Digitales Archiv aufbauen
• Zugriffsrechte dokumentieren
• Verfahrensdokumentation erstellen

Empfehlung: Starten Sie jetzt mit der Umstellung, um 2026 optimal aufgestellt zu sein! Als digitale Kanzlei unterstützen wir Sie gerne dabei. 

6. Spezial-Tipps nach Berufsgruppen

I. Für Ärzte, Zahnärzte und MVZ

Umsatzsteuer: 

Achten Sie auf die korrekte Abgrenzung von steuerfreien (Heilbehandlungen) und steuerpflichtigen Einnahmen (z.B. kosmetische Behandlungen, Gutachten). Eine falsche Zuordnung kann zu einer unerwarteten Umsatzsteuernachzahlung führen. 

Praxistipp: Separate Erlöskonten für steuerpflichtige Leistungen führen.

Investitionen: 

Planen Sie die Anschaffung neuer, hochwertiger Medizintechnik. Nutzen Sie hierfür den IAB und die Sonderabschreibungen, um die hohen Anschaffungskosten steuerlich optimal zu verteilen.

Weitere Steuerspar-Tipps für Ärzte, Zahnärzte und MVZ finden Sie in unserem Blog Beitrag: “Steuern sparen als Arzt”.

II. Für Pflegedienste

Umsatzsteuerbefreiung: 

Die meisten Leistungen von Pflegediensten sind umsatzsteuerbefreit. Achten Sie darauf, dass Sie die Voraussetzungen für die Befreiung erfüllen und alle Verträge und Rechnungen korrekt ausgestellt sind.

→ Voraussetzungen der Umsatzsteuerbefreiung: 

• Zulassung nach SGB V oder SGB XI
• Korrekte Vertragsgestaltung
• Ordnungsgemäße Rechnungsstellung

Fahrzeugflotte: 

Bei der Anschaffung von E-Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von max. 100.000 € (keine Plug-in-Hybride) für die Flotte bis zum 31.12.2025 können Sie von der 75-Prozent-AfA profitieren, die eine besonders hohe Abschreibung noch in diesem Jahr ermöglicht. 

III. Für Krankenhäuser

Jahresabschluss
Krankenhäuser müssen den Jahresabschluss 2024 bis 31.12.2025 beim Bundesanzeiger offenlegen. Bei Verspätung droht ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 €.

Gemeinnützigkeit und Gewerbesteuer
Gemeinnützige Krankenhäuser genießen steuerliche Vorteile, müssen jedoch wachsam sein, um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden. Dies geschieht, wenn neben dem eigentlichen Kerngeschäft eigenständige gewerbliche Aktivitäten entstehen (auch wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb genannt) und dieser Bereich einen Verlust erwirtschaftet. Nur die Kombination aus eigenständigem gewerblichem Bereich und dessen Verlust kann zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen – mit der Folge einer Spendenhaftung sowie der Steuerpflicht (insbesondere Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer etc.).

Beispiele für gewerbliche Tätigkeiten:

• Betrieb eigener Apotheke für externe Kunden
• Forschungsleistungen für Drittfirmen

Daher sind ein laufendes Monitoring von Erlösen/Kosten und eine klare Abgrenzung der Tätigkeiten essenziell. Bei regelmäßigem Überschreiten des Freibetrags sollten wiederkehrende gewerbliche Aktivitäten in ausgelagerte Gesellschaften verlagert werden.

Jahresend-Checkliste 2025

Behalten Sie den Überblick über anstehende Fristen, Pflichten und Chancen für die letzten Wochen des Jahres.

Fazit

Der Jahresendspurt ist Ihre letzte Chance, aktiv auf Ihren Jahresgewinn und damit auf Ihre Steuerlast Einfluss zu nehmen. Die Komplexität der steuerlichen Regelungen, insbesondere im hochspezialisierten Bereich der Heilberufe, erfordert jedoch eine individuelle und vorausschauende Planung.

Unser Fazit als Steuerberater für Heilberufe:

Ein erfolgreicher Jahresabschluss ist kein Zufall, sondern das Ergebnis strategischer Planung. Die sechs Handlungsfelder aus diesem Artikel sind Ihr Fahrplan – aber jede Praxis, jedes MVZ, jeder Pflegedienst hat individuelle Optimierungspotenziale.

Handeln Sie jetzt!

Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Jahresendberatung. Wir helfen Ihnen, die Vorteile der digitalen Steuerberatung optimal zu nutzen und stellen sicher, dass Sie keine Frist und kein Sparpotenzial verpassen.

FAQ: Häufige Fragen von Ärzten, Heilberuflern & Klinikmanagement

1. Kann ich im Januar 2026 noch Maßnahmen für 2025 ergreifen?
Nein. Für Gewinnauswirkung in 2025 muss die Zahlung (bei EÜR) oder die wirtschaftliche Verursachung (bei Bilanzierung) in 2025 liegen. Ausnahme: 10-Tage-Regel für regelmäßige Zahlungen.

2. Lohnt sich ein IAB auch bei kleinen Investitionen?
Ab ca. 10.000 € Investitionsvolumen wird es interessant. Bei kleineren Beträgen übersteigt der Verwaltungsaufwand oft den Nutzen.
 

3. Was passiert, wenn ich den IAB nicht investiere?
Der IAB wird rückwirkend aufgelöst, der Gewinn des Bildungsjahres erhöht sich, Steuern und Zinsen werden nachgefordert.

4. Kann ich GWG auch nach dem 31.12.2025 noch für 2025 geltend machen?
Nein. Das Wirtschaftsgut muss bis 31.12.2025 angeschafft und in Betrieb genommen sein.

5. Wie weise ich die Uneinbringlichkeit einer Forderung nach?
Durch: Mahnbescheide, Vollstreckungsversuche, Insolvenznachweis, schriftliche Zahlungsunfähigkeitserklärung des Schuldners.

6. Sind Weihnachtsgeschenke an Patienten absetzbar?
Ja, als Betriebsausgabe bis 35 € (netto) pro Person und Jahr. Darüber ist die Abzugsfähigkeit eingeschränkt.

7. Muss ich die 10-Tage-Regel aktiv anwenden?
Nein, sie gilt automatisch für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen. Sie müssen aber den korrekten Ansatz in Ihrer Buchhaltung sicherstellen.

8. Wie schnell kann ich auf digitale Buchhaltung umstellen?
Grundsetup: 1-2 Wochen. Vollständige Integration: 2-3 Monate. Start noch in 2025 ist also möglich!

9. Brauche ich für jeden Mitarbeiter ein separates Weihnachtsgeschenk?
Nein, aber jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf den 60-€ Freibetrag. Sie können auch ein Gemeinschaftsgeschenk machen, wenn es pro Person 60 € nicht übersteigt.

Spezialisierte Steuerberatung für Heilberufe

Mit über 35 Jahren Kanzlei-Erfahrung und Steuerexperten, die fundierte Praxis im Gesundheitswesen mitbringen, sind wir Ihr verlässlicher Partner für:

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