Der Praxis-Leitfaden: Lohnabrechnung für Pflegedienste sicher und effizient gestalten

Die Lohnabrechnung in Pflegeeinrichtungen ist weit mehr als eine monatliche Routineaufgabe. Sie ist ein komplexes Zusammenspiel aus rechtlichen, steuerlichen und tariflichen Regelungen, das ein hohes Maß an Fachwissen und Sorgfalt erfordert. Fehler können nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeitern führen, sondern auch empfindliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die nötige Sicherheit, um die typischen Herausforderungen der Lohnabrechnung in der Pflege souverän zu meistern.

Das Wichtigste in Kürze für Pflegedienste

• Die zentrale Herausforderung: Komplexität professionell managen Die Kombination aus Schichtdiensten, diversen Tarifverträgen und hoher Personalfluktuation macht die Lohnabrechnung außergewöhnlich komplex. Die entscheidende Frage ist: Wie stellen Sie sicher, dass jede einzelne Abrechnung trotz dieser Dynamik zu 100 % korrekt und pünktlich ist?
• Der rechtliche Rahmen: Risiken minimieren, Vorteile nutzen Wussten Sie, dass die korrekte Anwendung von § 3b EStG über erhebliche Steuervorteile bei Zeitzuschlägen entscheidet? Unsere detaillierte Übersichtstabelle gibt Ihnen hier die nötige Sicherheit. Gleichzeitig ist jeder Personalwechsel ein kritischer administrativer Prozess. Unsere Checkliste stellt sicher, dass Sie hier keine Fristen versäumen und Fehler vermeiden. 
• Die professionelle Lösung: Effizienz steigern, Ressourcen schonen Lohnbuchhaltung ist mehr als nur eine administrative Pflicht. Sie ist eine strategische Chance. Die Auslagerung an einen spezialisierten Partner kann nicht nur Haftungsrisiken eliminieren, sondern auch aktiv zur Mitarbeiterbindung beitragen und wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben in der Pflege freisetzen.

Welche Rolle spielen Tarifverträge und Arbeitszeitmodelle? 

• Die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes für Bund, Kommunen und Länder (z.B. TVöD-P, TV-L)
• Die Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR) kirchlicher Träger wie Caritas und Diakonie
• Die Tarifverträge der freien Wohlfahrtspflege (z.B. Deutsches Rotes Kreuz, Arbeiterwohlfahrt, Paritätischer Wohlfahrtsverband)

Hinzu kommen Haustarifverträge mit erheblichen Unterschieden bei der Berechnung von Zuschlägen oder Zulagen. Eine falsche Anwendung kann zu erheblichen Nachforderungen führen. Zusätzlich erfordern diverse Arbeitszeitmodelle, insbesondere Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen, eine exakte Abrechnung und die Einhaltung eigener Verdienstgrenzen. 

2. Wie rechnen Sie Zuschläge für Pflegekräfte richtig ab?

Die Vergütung in der Pflege umfasst weit mehr als das Grundgehalt. Im Folgenden beleuchten wir die Besonderheiten von steuerbegünstigten SFN-Zuschlägen, voll steuerpflichtigen Erschwerniszulagen, den Regeln für Einmalzahlungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleichs.

I. SFN-Zuschläge: Was Sie wissen müssen

Pflegeeinrichtungen arbeiten rund um die Uhr. Die damit verbundenen SFN Zeitzuschläge (Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge) sind anteilig bis voll steuer- und sozialversicherungsbefreit, allerdings nur unter Einhaltung spezifischer Voraussetzungen gemäß § 3b EStG.

Die drei goldenen Regeln der Steuerfreiheit

Damit ein SFN-Zuschlag steuerfrei bleibt, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

• Die Grundlohn-Grenze: Der Grundlohn, auf den sich die prozentualen Zuschläge beziehen, darf maximal 50 Euro pro Stunde betragen. Überschreitet der tatsächliche Stundenlohn diese Grenze, ist der anteilige Zuschlag für den übersteigenden Teil steuerpflichtig. Ein falsch definierter Grundlohn ist der häufigste Grund für Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
• Zusätzlichkeit: Der Zuschlag muss zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden. Er darf nicht Teil einer Pauschalvergütung sein.
• Tatsächliche Leistung: Die Steuerfreiheit gilt nur für tatsächlich geleistete Arbeit während der zuschlagsberechtigten Zeiten. Eine pauschale Zahlung ohne konkreten Nachweis wird nicht anerkannt.

Achtung: Steuerfrei ist nicht sozialversicherungsfrei!

Dies ist ein entscheidender Punkt, der oft übersehen wird: Die Steuerfreiheit und die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung sind an unterschiedliche Grenzen gekoppelt. Ein Zuschlag, der bei der Einkommensteuer steuerfrei bleibt, ist nicht automatisch auch sozialversicherungsfrei.

• Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung gilt nur bis zu einem Grundlohn von 25 Euro pro Stunde.
• Ausnahme: In der gesetzlichen Unfallversicherung sind die SFN-Zuschläge immer dem Arbeitsentgelt zuzurechnen.

Der Sonderfall: Samstagszuschläge

Viele Tarifverträge sehen auch einen Zuschlag für Samstagsarbeit vor. Wichtig zu wissen ist hierbei:
Ein Anspruch besteht oft nur, wenn Mitarbeiter, die normalerweise von Montag bis Freitag arbeiten, ausnahmsweise an einem Samstag einspringen. Wer im Rahmen von Schichtarbeit regulär samstags arbeitet, erhält keinen Zuschlag für Samstagsarbeit. Zuschläge für Samstagsarbeit sind nicht steuerbegünstigt. Sie müssen immer voll versteuert und verbeitragt werden.

Beispiele aus Tarifen: Der TVöD sieht 20 % Zuschlag für Samstagsarbeit zwischen 13:00 und 21:00 Uhr vor, die AVR der Caritas pauschal 0,96 € pro Stunde.

Zuschlag oder Freizeitausgleich? Gestaltungsspielräume nutzen

Tarifverträge bieten oft eine Wahlmöglichkeit zwischen einem reinen Geldzuschlag und einer Kombination aus einem geringeren Zuschlag und zusätzlichem Freizeitausgleich. Dies kann ein attraktives Instrument für die Dienstplangestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit sein.

Beispiel TVÖD: Hier besteht die Wahl zwischen 135 % Zuschlag für Feiertagsarbeit ohne Freizeitausgleich oder 35 % Zuschlag plus einem bezahlten freien Tag. 

Unser Tipp: Lassen Sie Ihre aktuelle Lohnpraxis von einem Experten auf die korrekte Anwendung des Grundlohns überprüfen. Fehler in diesem Bereich sind eine der häufigsten Ursachen für Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.

II. Wann werden Erschwerniszulagen gezahlt und wie sind sie zu versteuern?

Im Gegensatz zu den SFN-Zuschlägen, die in der Regel steuerfrei sind, ist die Erschwerniszulage grundsätzlich voll steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Für Ihre Pflegeeinrichtung sind vor allem folgende gesetzlich oder tariflich geregelte Anwendungsfälle relevant:

• Pflege- und Erschwerniszulagen: Diese honorieren die besondere psychische und physische Belastung, beispielsweise bei der intensiven Pflege von Schwerstkranken oder der Betreuung von Schwerbrandverletzten. Sie sind in der Regel voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Funktionszulagen: Für die Übernahme zusätzlicher Verantwortung (z. B. als Praxisanleitung oder Wohnbereichsleitung) gezahlte Zulagen sind ebenfalls voll steuerpflichtig.
• Zulagen für besondere Einsätze: Dies kann beispielsweise die Vergütung für kurzfristig übernommene Dienste umfassen und ist ebenfalls als regulärer Lohn zu behandeln.

Für die Lohnabrechnung ist es entscheidend, diese Zulagen klar von den steuerfreien SFN-Zuschlägen abzugrenzen und korrekt als steuerpflichtigen Lohnbestandteil zu behandeln, um bei einer Prüfung auf der sicheren Seite zu sein.

Praxis-Tipp: Nettolohnoptimierung als Alternative Anstatt einer Brutto-Zulage, von der beim Mitarbeiter durch Abzüge nur ein geringerer Anteil ankommt, können Sie auf steueroptimierte Benefits setzen. Dies steigert die Mitarbeiterbindung und schont Ihr Budget. Konkrete Tipps zur steueroptimierten Mitarbeiterbindung finden Sie in unserem Blog Beitrag Wirtschaftlich stark trotz Pflegenotstand. 

III. Einmalzahlungen: Worauf Sie bei Weihnachts- und Urlaubsgeld achten müssen

Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind ein wichtiger Teil der Mitarbeitervergütung, unterliegen aber als "sonstige Bezüge" besonderen Regeln in der Lohnabrechnung.

• Steuerliche Behandlung: Die Lohnsteuer wird über die Jahrestabelle berechnet, um eine übermäßige Belastung im Auszahlungsmonat zu vermeiden.
• Sozialversicherung: Bei Mitarbeitern, deren Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze liegt, können Einmalzahlungen beitragsfrei sein. Hier ist eine genaue Prüfung erforderlich.
• Die "März-Klausel": Dies ist eine oft übersehene, aber wichtige Regel der Sozialversicherung. Wird eine Einmalzahlung im ersten Quartal (Januar bis März) ausgezahlt und hat der Mitarbeiter im Vorjahr bereits die Beitragsbemessungsgrenze überschritten, muss die Einmalzahlung sozialversicherungsrechtlich dem Vorjahr zugeordnet werden. Dies kann zu komplexen Korrekturabrechnungen führen.

3. Wie beeinflussen Fachkräftemangel und Mitarbeiterfluktuation die Lohnabrechnung?

Die administrative Lawine bei jedem Personalwechsel

Jede Neueinstellung und jeder Austritt löst eine Kette von administrativen Prozessen mit strengen Fristen aus. Ein strukturierter administrativer Prozess ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg.

Die Herausforderung der heterogenen Personalstruktur

• Leiharbeitnehmer: Der Fokus liegt hier auf der Einhaltung der Regelungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG). Eine klare vertragliche Gestaltung mit dem Verleiher und eine saubere Dokumentation der Einsatzzeiten und Tätigkeiten sichern den rechtlichen Rahmen ab.
• Honorarkräfte (Freelancer): Um Rechtssicherheit für beide Seiten zu schaffen, ist eine saubere vertragliche Abgrenzung zur Festanstellung entscheidend. So wird das Risiko einer Scheinselbstständigkeit proaktiv ausgeschlossen und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe ermöglicht.
• Kurzfristig Beschäftigte: Bei diesen Aushilfen ist die sorgfältige Prüfung der "Berufsmäßigkeit" der Schlüssel zu einer korrekten sozialversicherungsrechtlichen Einstufung und damit zu einer planbaren und sicheren Vertragsbeziehung.

Mehr Informationen speziell zur steuerlichen Beratung für Pflegedienste finden Sie auf unserer Fachseite: https://www.steuerberater-heilberuf.de/pflegedienst.html 

Wie der richtige Partner die Komplexität meistert

Die Lohnabrechnung in der Pflege ist zweifellos komplex. Doch diese Komplexität muss keine Belastung sein. Ein erfahrener Steuerberater für Pflegedienste ist Ihr idealer Partner, um diese Aufgaben effizient, rechtssicher und zukunftsorientiert zu bewältigen. Er entlastet Sie, minimiert Risiken und sorgt dafür, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können: die exzellente Pflege und Betreuung Ihrer Patienten und Bewohner.

Ihr nächster Schritt: Kontaktieren Sie uns!

Sie suchen einen zuverlässigen Partner, der die Besonderheiten der Lohnabrechnung in Ihrer Pflegeeinrichtung versteht? Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Erstgespräch. Schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht mit Ihrem Anliegen und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter an: steuerkanzlei@terworth.de. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihre Einrichtung kennenzulernen.
 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Lohnabrechnung in Pflegeeinrichtungen

Die Komplexität ergibt sich aus dem Zusammenspiel von 24/7-Schichtarbeit mit steuerfreien Zeitzuschlägen, diversen Tarifverträgen, einer Vielzahl an Zulagen, strengen Dokumentationspflichten (GoBD & DSGVO) und einer hohen Personalfluktuation.

Welche Rolle spielt § 3b EStG bei der Lohnabrechnung in der Pflege? 

§ 3b EStG regelt die Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Die korrekte Anwendung ist entscheidend, um Steuervorteile zu nutzen und Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden

Was sind die größten Fallstricke bei der Abrechnung von Zeitzuschlägen? 

Die häufigsten Fehler sind die falsche Berechnung des Grundlohns (der auf 50 €/Stunde begrenzt ist), eine unzureichende Dokumentation der Arbeitszeiten und die fehlerhafte Behandlung der Zuschläge bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Warum ist die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater sinnvoll? 

Sie sichert Expertise und Aktualität, minimiert Haftungsrisiken, spart interne Ressourcen (Zeit und Kosten) und ermöglicht den Zugang zu professioneller Software und optimierten Prozessen.

Was kostet die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater? 

Die Kosten sind individuell, aber oft geringer als der interne Aufwand plus das Risiko teurer Fehler. Ein spezialisierter Berater erstellt Ihnen ein transparentes Angebot basierend auf Mitarbeiterzahl und Komplexität.